VOLKSWAGEN CABRIOLETCLUB NEDERLAND
Statuten
(klein gedeelte)

Vereniging "VOLKSWAGEN CABRIOLETCLUB NEDERLAND" statutair gevestigd in de gemeente Groningen

DOELSTELLING,
overeenkomstig artikel 2 sub 1 t/m 2 a en b der statuten:

1. De vereniging heeft ten doel de instandhouding van de automobielen van het merk Volkswagen van de typen Kever Cabriolet en Karmann Ghia Cabriolet, en van Hebmüllers.
2. De vereniging tracht dit doel te bereiken en wel langs wettige weg, door:
a. te bevorderen dat de leden de in hun bezit zijnde automobielen van bovenstaand merk en type in zo goed mogelijke staat brengen en houden;
b. de leden bij deze activiteiten zoveel mogelijk steun te verlenen, zowel daadwerkelijk als raadgevend.

HUISHOUDELIJK REGLEMENT
(volledig, zoals definitief vastgesteld op de ALV van 7 april 2019)

I. HET BESTUUR

Artikel 1
Eén of meer vacatures binnen het bestuur moeten minstens veertien dagen voor de vergadering waarin wordt gestemd, door het bestuur aan de leden bekend worden gemaakt. Het bestuur heeft het recht kandidaten te stellen. Tegenkandidaten kunnen zich bij de secretaris voorafgaande aan de vergadering schriftelijk melden, minimaal gesteund door 5 leden.
Artikel 2
Het bestuur is bevoegd om, indien zij dit nodig acht voor een goed functioneren van de vereniging, bepalingen vast te stellen voor zover zij hier niet mee in conflict komt met de statuten, het huishoudelijk reglement en door de algemene ledenvergadering genomen besluiten.

II. VERGADERINGEN

Artikel 3
De secretaris houdt een presentielijst bij ter vaststelling van het aantal aanwezige leden en registreert en controleert de binnengekomen volmachten.
Artikel 4
Een door een lid verstrekte volmacht dient ten minste te bevatten
a. De naam van het lid.
b. De naam van de gevolmachtigde.
c. De datum van de algemene ledenvergadering.
d. De mededeling voor welke zaken en/of stemmingen de volmacht geldt.
e. De ondertekening door het lid.
Artikel 5
Ieder lid van de vereniging is gerechtigd tijdens een ledenvergadering een motie in te dienen, ondertekend door minstens tien leden. Het bestuur is gehouden een zodanige motie tijdens Volkswagen Cabriolet Club Nederland pagina 2 7 april 2019

dezelfde vergadering in stemming te brengen. Een door de vergadering aangenomen motie is een geldig besluit.
Artikel 6
1. De agenda voor een algemene ledenvergadering wordt vastgesteld door het bestuur met inachtneming van het daartoe in de statuten bepaalde.
2. Leden kunnen agendapunten ter bespreking toevoegen tot de aanvang van de vergadering.

III. CLUBMAGAZINE

Artikel 7
De vereniging geeft een tijdschrift uit dat aan alle leden, aspirant-leden en ereleden wordt toegezonden.
Artikel 8
De vereniging kan naast het clubmagazine andere publicaties uitgeven over de in artikel 2 sub 1 vermelde automobielen.
Artikel 9
Het bestuur stelt de redactie van het magazine samen. Eén of meer bestuursleden mogen in deze redactie zitting hebben.
Artikel 10
De redactie van het magazine streeft ernaar minstens één keer per kwartaal een nummer uit te geven. Zij voert de correspondentie betreffende het tijdschrift en handelt voor wat betreft de financiering in nauw overleg met de penningmeester. De redactie beslist over het opnemen van artikelen in het tijdschrift. Zij is verantwoordelijk voor de inhoud van het magazine, bij twijfel zal de redactie met het bestuur overleggen.

IV. CLUBSHOp

Artikel 11
‘Clubshop’-artikelen hebben tot doel het club-imago bij leden en geïnteresseerden te versterken. Daarom is voor de vormgeving, kleurstelling en kwaliteit van elk (nieuw) artikel, alsmede voor de plaats en uitvoering van het clubembleem erop, de goedkeuring van het dagelijks bestuur vereist.
Artikel 12
De vereniging beschikt over een ‘clubshop’. Deze wordt beheerd door een door het bestuur aan te stellen functionaris. Deze voert in overleg met het bestuur zelfstandig het beleid voor wat betreft de in- en verkoop, opslag en administratie van de goederen, en stelt de prijzen van de goederen vast. De beheerder zal ernaar streven de clubshop kostendekkend te exploiteren. De functionaris is verantwoording schuldig aan het bestuur. Door goedkeuring van de rekening en verantwoording van de beheerder wordt deze gedéchargeerd door de penningmeester ten aanzien van het financieel beheer over het betreffende verenigingsjaar.

V. TECHNISCHE COMMISSIE

Artikel 13
Op voorstel van het bestuur kan door de algemene ledenvergadering een technische commissie benoemd worden die door alle leden kan worden geraadpleegd. De technische commissie houdt zich bezig met het op verzoek beoordelen van de technische en/of algehele staat van de ter inspectie aangeboden auto’s als in artikel 2 sub 1 van de statuten omschreven. De technische commissie verstrekt op verzoek vrijblijvend reparatie-, aankoop- Volkswagen Cabriolet Club Nederland pagina 3 7 april 2019
en andere technische adviezen, buiten verantwoordelijkheid van het bestuur. De technische commissie is niet aansprakelijk voor eventueel gemaakte fouten.

VI. FINANCIËN

Artikel 14
Met inachtneming van het gestelde in de artikelen 1, 8, 9, 10, 15 en 21 van de Statuten zijn alle afzonderlijke bestuursleden uitsluitend gerechtigd samen met de penningmeester transacties of andere overeenkomsten van zakelijke aard aan te gaan, die door het bestuur zijn goedgekeurd. De penningmeester dient vooraf schriftelijk op de hoogte te worden gebracht van voorgenomen verplichtingen door middel van een offerte of bestelbon waarin de overeengekomen prijs duidelijk vermeld staat.
Artikel 15
In dringende gevallen en bij niet bereikbaar zijn van de penningmeester is een bestuurslid gerechtigd, zonder voorafgaande toestemming van de penningmeester, benodigdheden aan te schaffen, die voor het eigen functioneren direct noodzakelijk zijn, tot een maximum van 200,-- Euro per gelegenheid. Betrokkene dient de uitgave schriftelijk aan de penningmeester te melden.
Artikel 16
Leden van de vereniging zijn niet gerechtigd transacties of andere overeenkomsten van zakelijke aard aan te gaan, behalve wanneer zij daartoe, met instemming van het bestuur, door voorzitter en penningmeester gezamenlijk, schriftelijk met een duidelijke taakstelling zijn gemachtigd.
Artikel 17
De penningmeester is binnen de vereniging verantwoordelijk voor de opzet en inrichting van de financiële administratie, voor het bijhouden daarvan en voor de daaruit voortvloeiende informatie. De penningmeester stelt de conceptbegroting en de jaarrekening op en ondertekent deze.
Artikel 18
De beschikkingsbevoegdheid over banksaldi ligt in eerste instantie bij de penningmeester. Indien de penningmeester verhinderd is kan de voorzitter in zijn plaats optreden.
VII. DECLARATIES
Artikel 19
Bestuursleden maken declarabele kosten die verband houden met activiteiten voor de vereniging, waarvoor vooraf toestemming is verleend door de penningmeester. De declarant zendt een door hem ondertekende, gespecificeerde declaratie onder bijvoeging van originele bewijsstukken aan de penningmeester, die voor uitbetaling zorgdraagt nadat door hem de rechtmatigheid is vastgesteld. De declaratieperiode mag niet meer dan één kalenderjaar beslaan.
Artikel 20
Voor het organiseren van bepaalde evenementen kan de penningmeester een voorschot verlenen. Dit wordt gestort op een vooraf kenbaar te maken bank- of girorekening. Dit voorschot blijft te allen tijde eigendom van de VWCCN en moet achteraf met originele bewijsstukken worden afgerekend.

VIII. ACTIVITEITEN

Volkswagen Cabriolet Club Nederland pagina 4 7 april 2019
Artikel 21
Jaarlijks zal het bestuur een aantal evenementen organiseren of onder zijn verantwoordelijkheid doen organiseren. Een lid van het bestuur zal optreden als evenementencoördinator. De taak van de evenementencoördinator zal in ieder geval bestaan uit:
a. Het organiseren van één of meer gezamenlijke bijeenkomsten per jaar over één of meer dagen.
b. Het verschaffen van informatie over bijeenkomsten en/of activiteiten van buitenlandse verenigingen en het eventuele regelen van deelname door leden van onze vereniging.
c. Het op de hoogte houden/brengen van de leden met betrekking tot bijeenkomsten en/of activiteiten van aanverwante Nederlandse verenigingen.
Artikel 21a
De evenementencoördinator kan - voor de uitvoering van zijn taak een evenementencommissie instellen die uit zoveel leden kan bestaan als de coördinator wenselijk acht. De leden van de evenementencommissie behoeven niet door de algemene ledenvergadering te worden benoemd, maar kunnen in overleg met het bestuur door de coördinator worden benaderd en gevraagd. De coördinator kan, in overleg met het bestuur, de organisatie van één bepaald evenement ook aan één of meer leden van de vereniging overlaten. Deze ad hoc evenementenorganisator werkt onder volledige verantwoordelijkheid van het bestuur. Deze dient, alvorens met derden afspraken te maken c.q. verplichtingen aan te gaan, het programma voor het geplande evenement met een begroting van de daarmee gemoeide kosten ter goedkeuring voor te leggen aan het bestuur.
Artikel 21b.
Ten einde een door het bestuur t.a.v. evenementen noodzakelijk geacht kwaliteitsniveau te waarborgen, zal de evenementencoördinator aan de ad hoc organisator een checklist verstrekken en met hem doorspreken. In deze checklist zullen o.a. zaken als tijdplanning, veiligheidsaspecten, informatie aan de leden worden behandeld.
Artikel 22
De evenementencoördinator is ook voor het financiële deel van de organisatie verantwoording schuldig aan het bestuur. Het bestuur zal de coördinator décharge verlenen.
Artikel 23
De vereniging heeft conform de wet- en regelgeving op het gebied van privacy (AVG) een privacy verklaring opgesteld welke raadpleegbaar via de website www.vwcabrio.nl
Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid deze verklaring te herzien indien daartoe aanleiding is.

IX. SLOTBEPALINGEN

Artikel 24
In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, alsmede in geval van twijfel omtrent de uitleg van enige bepaling daarin, beslist het bestuur.
Artikel 25
Dit reglement kan door de algemene ledenvergadering worden gewijzigd bij gewone meerderheid van stemmen.

Het Bestuur.